Det er ganske enkelt at komme i gang. Installér den udgave af EmailJournal der er leveret efter den medfølgende vejledning. Og så skal der blot indtastes emailadresser på de konti der skal jounaliseres.
EmailJournal har også en meget enkel grænseflade til at vise indkomne emails og vedlagte dokumenter. Der kan søges frit og den enkelte email kan læses - EmailJournal viser også HTML og formatterede emails.
Overvejelser
Virksomheden skal overveje hvad det er man ønsker at journalisere. Al indkommende email, eller måske kun særlige mails som man mener er vigtige som dokumentation.
Herunder opridses et par muligheder.
Indgående mail - 3 måder
- Medarbejdernes mail tages direkte fra deres egen mailkonti. EmailJournal henter mail fra medarbejderen uden at slette den, så medarbejderen også kan se den i sin egen klient. Medarbejderens egen emailklient bør være sat op til at slette mails fra serveren efter et stykke tid, fx efter 7 dage.
- Mailserveren sættes til at sende al ind/udgående mail til en opsamlingskonto. Det betyder også at man får al mail, og det sker helt transparant for brugerne.
- Man opretter en ny mailkonto som fx hedder mailjournal@firmanavn.dk. Man skal så selv sørge for at sende al mail der ønskes journaliseret til denne konto.
Udgående mail -
- Sæt mailserveren til at sende al udgående mail til mailjournal@firmanavn.dk. Nu journaliseres al udgående post automatisk.
- Sæt en regel i den enkelte emailklient der sender al udgående post til opsamlingskontoen. Det medfører også at al udgående post journaliseres.
- Lad den enkelte medarbejder selv bestemme hvad der skal journaliseres. Det der skal journaliseres sendes cc eller bcc til emailjournalen. Her journaliseres kun det man ønsker.
EmailJournal er klar til alle disse former, og beslutningen om hvordan man gør afhænger af virksomhedens behov og krav til journalisering. Hvis dokumentationsbehovet er stort anbefales en af de metoder der sikrer fuldautomatisk journalisering af alt.