Ingen kunne i dag forestille sig dagligdagen uden email. Statsministre, viceværter, forsikringsselskaber, kommuner, salgsmedarbejdere, direktører ... alle kommunikerer med hinanden via deres Outlook/Exchange, Mail eller hvad de nu anvender. Og i dette program på deres computer eller spredt på mailservere ligger kommunikationerne i tusindvis. Og i en statisk verden ville det måske være OK.
- Medarbejdere skifter arbejdsplads
- Computere udskiftes eller går i stykker
- Servere udskiftes, måske til en helt anden software
Målet
Virksomheden skal fortsætte med at bruge email således som man har besluttet og i overenstemmelse med de politikker der er vedtaget. Men samtidig skal al email automatisk journaliseres - enten komplet = alle emails, eller dem der opfylder visse betingelser.
Al den ønskede email skal senere kunne genfindes uændret incl. vedlagte dokumenter, komplet med alle informationer om afsendelse, modtagelse, afsendere/modtagere o.s.v.
Løsningen
EmailJournal er et registreret varemærke tilhørende CODEO A/S. Ideen bag denne simple løsning er at al den email virksomheden ønsker gemt automatisk hentes ind i journalen og gemmes.
I EmailJournal kan man efterfølgende søge frem og se lister over kommunikationer til/fra/vedrørende med/uden dokumenter vedlagt og indenfor datointerval o.s.v.
Man kan se lister over det man har søgt frem, man kan se og læse den enkelte email og man får adgang til de vedlagte dokumenter.
Integration
EmailJournal leveres klar til brug for sig selv. Og fra den startes journaliseres email efter virksomhedens ønsker.
Bag EmailJournal ligger en avanceret relationsdatabase der bygger på FileMaker. Det betyder at EmailJournal uden videre kan integreres med andre FileMaker databaser samt med Oracle, MS SQL og MySQL databaser.
Hvis virksomheden i forvejen har CMS, økonomi og WorkFlow løsninger vil EmailJournal kunne integreres med disse og man vil på en sag, en handel, en kunde o.s.v. kunne se de for emnet relevante mails.
Man kan tage EmailJournal i brug fra dag 1, og kan så gennemføre integrationen med eksisterende løsninger umiddelbart eller på et senere tidspunkt. Selv om man venter med at gennemføre evt. integration kan man med det samme søge i og se email og dokumenter ved hjælp af den medfølgende brugergrænseflade.
Åben, kan udvides
EmailJournal kan leveres åben og uden blokeringer. Det betyder at virksomheden selv kan udvikle videre på den. Men CODEO A/S kan også tilbyde bistand.
Udvidelser kan omfatte alt fra indbygning af alarmer, automatisk udskrift af indkomne mails på lokal printer, videresendelse af emails (evt. som pdf). Det kan også være man ønsker at udvide EmailJournal til også at rumme elektroniske kopier af indgående/udgående breve, fakturaer og meget andet.
Igen er det vigtigt at huske, at man kan tage EmailJournal i brug til emailjournaisering fra dag 1 og så udvide når man ønsker det.