Der var engang
Engang, før vi begyndte at bruge computere til alt, var der styr på virksomhedernes korrespondence. Al kommunikation kunne genfindes.
Det var til gengæld en tung proces der ofte førte til at virksomheden havde en hel afdeling til formålet, journalen.
Journalisering under pres
Med stadig hurtigere kommunikationsgange, hvor først telex og siden fax kom til, kom journaliseringen under det første pres. Nu kunne man på få minutter få et brev frem, næsten kloden rundt og svaret kom tilsvarende hurtigt. Dermed blev det problematisk at have en forsinkende journaliseringsproces, forud for afsendelse. Og med hurtige skriv frem og tilbage, med op til 3-5 faxudvekslinger om den enkelte sag pr. dag, måske blot få linier pr. gang, ændredes vilkårene.
I nogle virksomheder holdt man igen, i andre prioriteredes effektiv/hurtig kundebetjening og ageren på bekostning af det samlede overblik. Og efterhånden pensionerede mange virksomheder såvel journal som journaliseringsmedarbejderne.
Og så kom email
I starten af 90‘erne begyndte enkelte medarbejdere i virksomhederne at sende email. Først blev det ikke taget alvorligt, - man sendte nok et bekræftende brev bagefter, ihvertfald hvis der var truffet formelle aftaler, bestilt varer eller andet ”alvorligt”.
Og der er måske mange der husker den opfølgende telefonopringning ... ”jeg har lige sendt dig en mail, har du fået den?”.
Sådan er det ikke mere. Nu erstatter email i mange tilfælde både fax, breve, telex, telefonbeskedder og al den slags. Og aftaler træffes, bekræftes og aftaler indgås pr. mail.
Stor tillid - lav aftaletærskel ... men dokumentationen forsvinder
I samfund hvor der er stor tillid, hvor kommunikationer flyder hurtigt og afklares mellem de involverede opnås stor effektivitet og produktiviteten øges på bekostning af bureaukratiet. Så det er formodentlig ikke beklageligt at den gammeldags journal sygnede hen.
Tærsklen for hvornår der er en aftale er blevet lav, og tingene glider lettere. Til gengæld ligger forfærdeligt store dele af virksomhedens informationer nu spredt hos den enkelte medarbejder - og endnu værre på de enkelte medarbejderes computere.
Medarbejdere kan skifte arbejdsplads, gå på pension. Det får være. Men endnu tiere skifter medarbejdere computeren ud med en ny - og gang på gang opleves det at 2-3 års mail går tabt eller bliver gemt på uoverskuelig vis.
Lige pludselig er aftaler, kommunikationsforløb o.s.v. ikke sådan at få overblik over. Og dermed kan man vel konkludere at vi er nået hele vejen fra den gamle tunge centraliserede og troværdige journal og til nærmest komplet decentralisering med indbygget automatisk datamakulering.
Set retrospektivt, i bakspejlet, er det på tide vi udnytter IT-teknologien til at fastholde de store fremskridt uden at smide barnet ud med badevandet. Mon ikke det er på tide at genindføre journalen?