Houlberg Nordic – sikkerhedssystemer

Houlberg Nordic anvender SecurityLab til næsten al sikkerhed i danske, færøske og grønlandske lufthavne, på ambassader, i fængsler hos toldvæsenet, postvæsen, boreplatforme o.s.v. Det omfatter røntgen, metaldetektorer, analyse og alarm for stoffer, sprængstoffer o.s.v.

SecurityLab er et servicesystem til vedligehold af udstyr, installationer og nybygning. SecurityLab kører både på iPad og på kontor PC og giver overblik over opgaver samtidig med, at det erstatter alle blanketter og formularer, som tidligere blev brugt til dokumentation af service- og vedligeholdsarbejder.

Som det var før

Før indførelsen af CODEOs Servicesystem, som hos Houlberg Nordic hedder SecurityLab, kunne hverdagen være ganske uoverskuelig. Serviceteknikerne var på farten og havde mobiltelefon og kunne få sms og telefonsamtaler. På kontoret modtog man kundernes opringninger og emails om problemer og opgaver.

Bo Sigaard erfaring
Det er en omfattende dialog, der skal til, og Bo Sigaard har mange års erfaring med at gennemgå og forstå virksomheders specielle behov – og erfaring med at omsætte dem til skærmen … på alt fra iPhone til den helt store overbliksskærm.

Hver dag, hver uge skulle der installeres nyt, serviceres, repareres og tilses. Noget var planlagt og andet kom ind akut, fra sidelinien.

Overblikket afhang typisk af virksomhedens skarpeste hovede og blæksprutte, der dirigerede tropperne og vidste, hvad der skete, og hvad der skulle ske.

Der var ikke et præcist samlet billede af akutte opgaver, der måske hang, eller om der måske i stedet var uudnyttet kapacitet, der gik til spilde.

Dertil skulle der laves dokumentation, timesedler og der var måske tilmed lovpligtige formularer, der skulle udfyldes.

  • Overblik var ikke tilgængeligt
  • Tilbagemeldinger kom tilfældigt og uden dokumentation og struktur
  • Fakturagrundlag, timesedler og al den slags skulle trækkes ind, bid for bid.

CODEO Servicesystem styrer arbejdet og sikrer at alt kommer med

Dette var grunden til, at Michael Lynenskjold besluttede at kontakte CODEO for at få designet en løsning, der skulle passe så perfekt som en skræddersyet handske. Og CODEO præsenterede sine eksisterende serviceløsninger som udgangspunkt for et skræddersyet system.

Bo Sigaard
CODEOs Bo Sigaard (th) gennemgår de enkelte processer i Københavns Lufthavn og diskuterer, hvad der giver mening og tilføjer værdi, og hvad der måske kan skæres helt væk.

At lave en ny løsning, der virkelig gør en forskel, er langt mere end at overføre de eksisterende rutiner til PC og iPad. Det handler om at tilintetgøre alle de processer, der ikke giver mening, dem der ikke tilføjer værdi. Her har vi opsamlet erfaringer fra et utal af virksomheder og løsninger og prøver at tænke radikalt.

Det harmonerede med Direktør Michael Lynenskjolds ønsker, og vi gik ind i en tæt proces, som Michael bl.a. beskriver i dette interview.

Helt nyt overblik

På kontoret er der nu samlet overblik over medarbejderne, deres plan og belastning. Og nye opgaver kan lægges ind, tildeles til en kollega og rykkes omkring.

Tilsvarende er der overblik på teknikerens iPad, der hvor han er nu: “Hvilke opgaver ligger der til mig”, hvilke er akutte, og hvad er tidsfristen for dem, der ikke haster. Man kan selvfølgelig også tage hinandens opgaver og overføre dem til hinanden. Dertil er der for det enkelte udstyr mulighed for at lægge vejledning ind, angive specifikt hvilke reservedele og komponenter, der skal bruges.

iPad med CODEOs serviceløsning

SecurityLab bruges hele tiden under teknikerens servicearbejde. Alt det, der er nødvendigt, er tilgængeligt på skærmen. Planlægning, vejledninger, reservedele, timeregistrering o.s.v.

Når opgaven udføres registreres timer, det udførte arbejde, forbrug af reservedele og alt det, der skal til for at holde styr på virksomheden og fakturere.

  • Samlet overblik for administration og ledelse
  • Overblik og støtte til teknikerens arbejde ude hos private såvel som virksomheder
  • Styr på alle informationer til lukning af sager og fakturering.

Servicesystem løsningen er skabt til at effektivisere installations- og servicearbejde.

  • Let at betjene, ultrakort oplæring
  • Erstatter papirblanketter
  • Data indtastes en gang
  • Alt registreret er søgbart
  • Alt fungerer offline – løsningen kører også, når der ikke er netforbindelse (se mere om CODEOs FileMaker offline modul her).

Nogle af de væsentligste funktioner

  • Dropdownlister til alle værdier, meget lidt “manuel” skrivning
  • Spotlight søgefunktion på tværs
  • Brug af rigtigt tastatur hvor det kræves
  • Kan arbejde uden netværksforbindelse, ikke nødvendigt med internet der hvor man arbejder
  • Forbrugt tid og reservedele registreres på stedet
  • Ordrer kan oprettes på kontoret eller på iPad
  • Brugerdefinerede processer og rapporter
  • Kunden kan skrive under på servicesedlen direkte på iPad.

Hos Houlberg Nordic

Den første version af CODEO Serviceløsning blev udviklet i snævert samarbejde med Michael Lynenskjold, direktør for Houlberg Nordic, som har ekstremt høje krav til dokumentation, serviceplanlægning og overblik. Man klarede alt på telefon, email, i Excel og Word. Og kontakten til serviceteknikerne foregik via mobiltelefon og på kontoret om morgenen. Derfor var der ekstremt behov for et rigtigt servicesystem.

Stoffer og sprængstof
Det handler ikke kun om røntgen og metal. Udstyret afslører også sprængstoffer og ulovlige stoffer … her ses ufarlige prøveeksempler til test.

Service på sikkerhedsudstyr på de mest kritiske og udsatte steder

SecurityLab er udviklet for at effektivisere dokumentationsarbejdet og for at sikre et informationsflow, som skaber maksimal tillid mellem serviceleverandøren og kunden.

Med SecurityLab, CODEO Servicesystem, erstattes mængder af papirblanketter, som bruges til dokumentation af service og vedligehold udført på sikkerhedsudstyr på nogle af landets mest kritiske og udsatte steder. Mange af blanketterne er bestemt af internationale organisationer, men håndteres let og ubesværet i en overskuelig grænseflade på iPad – og i den anden ende kommer blanketten ud på PDF eller papir, med overholdelse af alle regler.

Houlberg Nordics SecurityLab bruges bl.a. på ambassader, i lufthavne og ministerier, i fængsler, hos postvæsenet, toldvæsenet og alle andre steder, hvor der er behov for sikkerhed.

Customer lounge: Web App til Integration med kunder og myndigheder

Sundhedsstyrelsens Strålebeskyttelse (SIS) varetager samtlige myndighedsopgaver vedrørende strålebeskyttelse, hvor der forekommer, anvendes eller frembringes ioniserende stråling. Der er store krav til dokumentation, overfor myndigheder (danske og internationale) leverandører og andre partnere.

Denne dokumentation var oprindelig tilgængelig i papirform, men nu stilles den til rådighed i Customer Lounge en avanceret Web App, hvor kunder og myndigheder får alle rapporter på det enkelte stykke udstyr.

Denne del af løsningen sparer alle parter for arbejde og sikrer real time overblik fra alle sider.

Efterbearbejdning på kontorsystem

Når man har netværksforbindelse, vil data fra iPads blive overført smidigt til efterfølgende bearbejdning i kontorsystemet på enten Windows eller Mac OS X. Her laves bl.a. fakturering og rapporter til kunderne, samt overblik over serviceaftaler og planlægning.

Andre brancher og anvendelse

Hos Houlberg Instrumentering bruges SecurityLab til overblik og service af udstyr til røntgengennemlysning, sporing af metal samt eksplosiv- og narkotiske stoffer.

Løsningen er opbygget fleksibelt og kan også anvendes til andre typer af virksomheder, der arbejder med reparation, vedligehold og service. Kontakt CODEO for at høre nærmere.