Rationalisering – ofte en sørgelig illusion

Det er så godt som altid en illusion, at der opnås store besparelser og rationalisering ved indførelse af IT løsninger. OK, i de fleste tilfælde øges overblikket. Og der opnås en række andre fordele og oftest også tidsbesparelser i forhold til tidligere. Men langt fra hvad der kunne opnås, hvis man samtidig gennemtænkte processerne radikalt.

Rigtig rationalisering kræver langt mere end at indføre IT og lave lidt om på rutinerne. Hvis man griber det rigtigt an, så undlader man at genskabe fortidens arbejdsgange. I stedet tilintetgør man dem!

Af Carsten Levin

Forretningsfilosoffen Michael Hammer udgav i 1993 “Reengineering the Corporation: A manifesto for Business Revolution”, som bare i den amerikanske udgave blev solgt i 2,5 millioner eksemplarer.

Da Michael Hammer døde, bragte alle de store amerikanske aviser og tidsskrifter nekrologer. Og Boston Globe skrev “Michael Hammer inspired sweeping changes in business practices”.

Vi bringer Michael Hammer i spil!

Et eksempel på denne måde at indtænke rationalisering helt nedefra og op, var da vi designede CODEO Servicesystem til Houlberg Instrumentering. Direktør Michael Lynenskjold indgik i denne proces med os. Det førte til, at de gamle papirbaserede rutiner ikke bare blev overført til iPad og FileMaker. Mange arbejdsgange forsvandt helt og aldeles.

“Det fantastiske ved en proces som denne er, at man ikke bare får løst sine problemer. Man får samtidig løst nogle problemer, som man ikke vidste, at man havde.”

Problemet er måden man beskriver opgaven på

Alt for mange virksomheder overlader det til de eksisterende medarbejdere at definere behovet. Man beskriver arbejdsgangene, som de er. Og leverandøren går så i gang med at lave en beskrivelse og forsøger at gøre det så genkendeligt for kunden som muligt. Man vil jo rigtig gerne have kunden til at sige “Ja” og og taler dem derfor efter munden.

Michael Hammer
Michael Hammer prøver at provokere til radikal gentænkning ved at tale om “at flytte rundt på dækstolene på Titanic” eller “at brolægge kreaturstierne”. Han ser alle forsøg på at genskabe gamle rutiner med IT som sort vanvid.

I stedet for at beskrive den eksisterende rutine, for at genskabe den, bør man element for element finde ud af, hvilken værdi det tilføjer. Man kunne vælge at fokusere således:

  • Hvad kræver loven eller kunder/partnere af dokumentation og registrering?
  • Hvad kræves for at give det størst mulige overblik for virksomheden selv, mobilt på farten og hjemme i virksomheden? Og selvfølgelig mobilt og på web overfor kunder, samarbejdspartnere og underleverandører?
  • Hvad kræves for at understøtte arbejdsprocesserne og minimere al unødig kommunikation, email o.s.v?
  • Hvad kræves for at sikre håndtering af kvalitetskontrol i alle processer – Quality Management?

Alt hvad der ikke giver mening udfra de parametre – KPI’er – virksomheden opstiller, bør skæres væk. Hvis ikke det er absolut krævet og ikke giver værdi, så er svaret: Tilintetgør!

Rationalisering handler om undgå at sætte strøm til formularen

Da vi skulle lave en tilstandsrapportering og et registreringssystem til sundhedscheck i et af landets største boligselskaber, var deres idé at få papirformularerne overført til en iPad, så man kunne udfylde den der og sende den som PDF.

Carsten Levin
Carsten Levin, CODEO: “Det er ørkesløst at sætte strøm til formularen, når man i stedet kan sætte stærkstrøm til processen!”

Vi foreslog i stedet, at vi gennemgik hele processen. Det endte med, at vi lavede en løsning, der både håndterer planlægning, og styrer alle workflow og rutiner i det daglige arbejde.

Sæt stærkstrøm til formularen
Hvorfor ikke styre hele processen omkring registrering, kvalitetskontrol o.s.v. Det kan være alt fra bygningstilsyn til flyttesyn og registrering af udført arbejde.

Det er ikke muligt at udvikle en løsning, der virkelig gør en forskel uden at gå tæt på din virksomhed og forstå processerne. Men med mere end 15 års erfaring indenfor specialiserede virksomhedsløsninger kan vi ihvertfald påstå, at der hvor der i virksomheden er en vilje til at udrydde unyttige arbejdsopgaver og skære de nødvendige rutiner til, der kan vi helt sikkert være med til at gøre en forskel.

Bo Sigaard, medstifter af CODEO, overtager rigtig mange af projekterne efter det indledende forløb. Han bruger sine erfaringer til at anfægte og skære ned på den belastning, løsningerne medfører i virksomheden hele vejen gennem forløbet. Han forklarer: “Det er ikke gjort med den indledende beskrivelse. Hele vejen frem til løsningen leveres, under hele udviklingen, skal man bevare den kritiske stillingtagen og blive ved med at anfægte det, der betragtes som selvfølgeligt.

Bo Sigaard
Bo forklarer, at processen med at fjerne unødige rutiner ikke er overstået, når løsningen er beskrevet. Det er nødvendigt, at fortsætte i en iterativ proces helt til løsningen er leveret.

Hvad med din virksomhed?

Som en hurtig start, og for ikke at skulle begynde med at læse Michael Hammers store murstensværker, kan vi anbefale, at du læser Michael Hammers lille artikel Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate.

Tilintetgør irrelevante rutiner
Det giver mening at opbygge helt nye rutiner. Tilintetgør de gamle, skab meningsfulde workflow … det er Michael Hammers budskab.

Artiklen fra Harvard Business Review, som kan læses her giver skarpt og kort en række gode cases og forklarer nøjagtig, hvad han mener. Den er rigtig god at blive klog på.

Vil det være en god idé at mødes uforpligtende og se, om vi kan bidrage med vores erfaringer? Uanset om det ender med, at vi skal udføre noget for jer, vil det typisk være en givende proces for begge parter.