Forretningsbetingelser

CODEOs forretningsbetingelser regulerer forholdet mellem CODEO og vores kunder og gælder på det enkelte område, der hvor der ikke eksplicit er truffet andre aftaler mellem parterne.

Do you need our business conditions in English, please contact us and we will be of assistance.

Uforpligtende indledende møder

Første møde mellem CODEO og en ny partner, hvor opgaven beskrives, og hvor vi præsenterer vores arbejdsmetoder og umiddelbare forslag til indfaldsvinkel, er uforpligtende for begge parter og derfor også gratis.
Evt. første skriftligt oplæg, tilbagemelding fra det indledende møde med en ny partner, er hvis ikke andet specifikt er aftalt, ligeledes gratis.

Definition af arbejdsopgaver og faktureringsgrundlag

Efter det første indledende møde betragtes alle opgaver udført for vores kunder (herunder projektering, rådgivning, teknisk arbejde, arbejdsmøder/seminarer, møder om opgaveløsning osv.) som konsulent- og udviklingsydelser, der skal betales for.

Der arbejdes normalt på timebasis, dokumenteret ved separate timesedler for hver arbejdsopgave.
Hvis der ønskes forudgående tilbud, fast pris på opgaven osv., skal dette eksplicit aftales på forhånd.
Det er kunden, der skal rekvirere fastprisaftale, og aftale om fast pris skal bekræftes skriftligt, evt. pr. e-mail.

Betingelser for tilbudsgivning

Vi giver gerne tilbud og fast pris på velbeskrevne opgaver, når opgaven har et omfang, der berettiger dette.
Dertil kommer, at der som betingelse for afgivelse af tilbud skal foreligge en præcis og afgrænsende beskrivelse af opgaven. Hvis en sådan ikke forefindes, skal den udarbejdes, enten af kunden selv eller på bestilling af CODEO.
Hvis CODEO skal udarbejde opgavebeskrivelsen, vil der kunne aftales en fast pris for dette. Hvis der ikke er aftalt fast pris, udføres beskrivelsesarbejdet på timebasis.

Udarbejdelse af IT kontrakt

Der hvor kunden kræver udarbejdelse af en kontrakt omfattende opgaven og forholdet mellem CODEO Danmark ApS og kunden (udover beskrivelse og aftale om pris, projektforløb og tidsramme), er det kunden, som må stå for udarbejdelse af denne evt. udfra en standardaftale. Herefter er det op til CODEO Danmark ApS at tage stilling til, om man kan acceptere kontrakten, eller om den må tilrettes.

Hvis kunden kræver en IT kontrakt som udgangspunkt, skal denne fremlægges af kunden før processen med udarbejdelse af beskrivelser m.v. indledes.

Hvis der er brug for juridisk eller anden 3. parts bistand omkring udarbejdelse af kontrakt, er dette altid udenfor CODEOs tilbudspris, men kan selvfølgelig aftales, før processen startes.

I så godt som alle vores kundeforhold arbejder vi i en agil proces, hvor beskrivelsen, den aftalte pris og aftaler om tidsplan, levering og implementering er grundlaget for forholdet mellem kunden og CODEO som leverandør. Vi har dog også i en række sager, herunder med det offentlige, arbejdet med formelle IT kontrakter til regulering af processen.

Vi anbefaler, at nye kunder beder om referencer fra vores eksisterende kunder og får lov at tale direkte med disse for at opnå den tryghed, der er nødvendig i ethvert nyt forhold mellem kunde og leverandør.

Databehandleraftale og persondata

Det er en betingelse for samarbejdet, at kunden og CODEO i fællesskab overholder de danske persondata og data sikkerhedsregler, herunder den danske implementering af GDPR lovgivningen.

Det betyder, at der mellem CODEO Danmark ApS og kunden skal indgås en databehandleraftale i alle tilfælde, hvor CODEO udfører løsninger for kunden, der på nogen måder håndterer/berører persondata i persondatalovgivningens forstand.

CODEO kan udarbejde aftalen, eller kunden kan vælge at få denne udarbejdet af sine egne jurister og tilrette sammen med CODEO.

Vi anbefaler også, at man læser vores GDPR artikel, der forholder sig mere konkret til, hvad kravene er for virksomhedens generelle databaseløsninger og FileMaker ifht. GDPR og persondatasikkerhed.

Og se om vores håndtering af persondata hos Codeo.

Kurser

De generelle forretningsbetingelser gælder også for kurser. Kurserne er rettet mod erhvervsdrivende og virksomheder, og alle priser er opgivet ekskl. moms.

Kursusdeltagelse skal forudbetales. Efter aftale kan depositum på 1/3 af kursusprisen (dog mindst kr. 800,-) indbetales ved tilmelding og restbeløbet senest 21 dage før kursusstart.

CODEO forbeholder sig ret til at aflyse kurser ved for få tilmeldinger. Hvis et kursus aflyses af CODEO, refunderes det fulde indbetalte beløb.

Hvis en kursist melder afbud mere end 21 dage før kursusstart, refunderes det fulde kursusbeløb. Ved en kursists afbud mellem 7 og 21 dage før kursusstart tilbageholder CODEO 50% af kursusprisen. Ved afbud mindre end 7 dage før kursusstart er det ikke muligt at tilbagebetale kursusbeløbet, men en anden medarbejder fra samme virksomhed kan tilbydes deltagelse i stedet for den oprindeligt tilmeldte medarbejder.

Ved kurser, der afvikles med workshop/hands on, skal deltageren selv medbringe bærbar pc eller Mac, og hvor det er relevant fx også iPad og iPhone. CODEO kan mod særskilt betaling og efter aftale senest 7 dage inden kurset tilbyde at stille udstyr til rådighed.

Udførlig arbejdsdokumentation

CODEO medarbejderen, der udfører opgaven, skal levere daterede timesedler med udførlig arbejdsbeskrivelse.
Hvis der afregnes baseret på forbrugt tid og ikke til fast pris, vedlægges timedokumentation til kunden med fakturaen.
Kunden kan også bede om at få timesedler på endnu ikke fakturerede opgaver, der udføres på timebasis, eller kan bede om at blive holdt ajour om forbrug fx ved hver uges slutning.

Udbedring af fejl – ansvar for løsninger

Ved levering af samlede løsninger udviklet af Codeo til mere end kr. 150.000, gælder, at CODEO retter eventuelle fejl uden beregning i 3 måneder fra levering. Samtidig tilbydes som noget nyt fra 1/5 2018 tre måneders 8-timers serviceaftale (arbejdsdage 9-17) fra test-driftstart. Denne serviceaftale ophører efter de 3 måneder, men det er muligt for kunden at vælge at tegne en fortsat serviceaftale.

Kunden skal medvirke ved at dokumentere hver enkelt fejl klart og tydeligt, evt. ved skærmbilleder og klart forståelig beskrivelse samt være behjælpelig ved at henvise til den specifikke del af løsningsbeskrivelsen, hvor det fremgår, at det manglende skulle være leveret.

CODEO påtager sig aldrig ansvaret for løsninger, der ikke er udviklet af CODEO, heller ikke efter at vi evt. har udført ændringer/tilføjelser på disse.
I særlige tilfælde har vi overtaget ansvar og driftansvar for løsninger udviklet af andre – eller af virksomheden selv. I disse tilfælde skal det fremgå af en eksplicit aftale mellem kunden og CODEO, at CODEO har overtaget ansvaret for løsningen. 

Problemer opstået ved opgraderinger/opdateringer og nye versioner

CODEO leverer løsningen til test og godkendelse på den version af computere/operativsystemer, der er gældende ved leveringen med den version af øvrigt programmel, fx FileMaker, der er udviklet til.

Det samme gælder for andre komponenter, hardware såvel som software.

Som regel medfører opgradering/opdatering ingen eller minimale problemer. Men der kan være nye versioner, der kræver større ændringer. Generelt gælder det, at Codeo vil forsøge at løse disse problemer for kunden, men løsningen af evt. senere opståede problemer med kompatibilitet med fremtidige versioner er ikke en del af den oprindelige aftale og udføres normalt ikke uden beregning.

Rettigheder til løsningen – ejerskab og levering

De frameworks og komponenter, CODEO bruger i løsningerne, tilhører CODEO Danmark ApS og Codeo Norge AS – Codeo Nordic ApS

Hardware, software, plugins m.v. kan tilhøre tredjepart som fx FileMaker, Microsoft, Apple eller andre. Her skal kunden overholde de licensbetingelser, der gælder for disse. Prisen for disse er kun inklusive i tilbud, hvis det eksplicit fremgår, at det er tilfældet. CODEO har kun efterfølgende ansvar for disse, hvis det eksplicit er aftalt i separat skriftlig aftale.

CODEO kan efter forudgående skriftlig aftale give kunden ret til selv at videreudvikle på løsningen – internt eller ved brug af andre udviklere. I givet fald skal det på forhånd aftales eksplicit med kunden.

Hvis ret til at kunden selv videreudvikler løsningen aftales, får kunden ikke derved ret til bruge løsningen i mere end en enkelt udgave og må kun bruge den indenfor den virksomhed, der er leveret til. Løsningen kan ikke overdrages eller sælges til tredjepart uden skriftlig aftale med CODEO.
Retten til at videreudvikle på løsningen kan under alle omstændigheder først gælde, når løsningen er afleveret, godkendt og fuldt betalt.

Der tages ejerforbehold til al udvikling, løsninger, hardware og software, indtil alt er fuldt betalt fra kunden.

Begrænsning af ansvar

CODEOs ansvar for løsninger omfatter altid kun selve løsningen og ikke skader eller økonomiske krav, der går ud over selve løsningen.

CODEOs ansvar omfatter ikke software, operativsystemer eller andre komponenter leveret af tredjepart samt konsekvenser af ændringer i disse ved opdatering mv.

CODEOs ansvar for integrationer med andre løsninger omfatter den af CODEO udførte del af opgaven, at den overholder de definitioner, der er aftalt, og gør det beskrevne. Ændringer i software og komponenter leveret til kunden af andre parter, eller fejl i disse, er ikke CODEOs ansvar. CODEO kan i helt særlige tilfælde overtage det samlede ansvar for både CODEOs udvikling og tredjepartsudvikling. Det er ikke tilstrækkeligt, at tredjepartssoftware som eksempelvis økonomisystemer som e-conomic, Microsoft Dynamics og integration med disse eller andet lignende er omtalt i løsningsbeskrivelsen. For at CODEO skal tage ansvaret for software udover FileMaker-løsninger udviklet af CODEO, skal det være aftalt eksplicit ved separat skriftlig aftale mellem CODEO og kunden.
Dette gælder også for integrationsopgaver, hvor CODEOs ansvar begrænses til CODEOs del af opgaven.

CODEO leverer udelukkende til virksomheder og ikke til privatpersoner.

Timeafregning

Hvis ikke andet aftales er timesatsen pr. 1/2 2018 kr. 1.250,- excl. moms.

Der afregnes ved fremmøde hos kunden og ved enkeltopgaver pr. påbegyndt time.
Udviklingsopgaver af varighed udover 1 dag afregnes ikke pr. påbegyndt time men på tid op/nedrundet til nærmeste kvarter.

Særlige vilkår vedrørende fakturering

Codeo fremsender faktura som PDF pr. email eller som elektronisk fakturering via en af standard portalerne til elektronisk faktuering til private og offentlige, fx nemportal.dk

Hvis virksomheden har særlige krav til fakturering eller modeller der på anden vis tager tid udover det det kræver at sende en faktura via nemportal.dk eller som PDF pr. email vil denne tid blive faktureret til kunden. Hvis virksomheden modtager faktura som pdf med email, som brev eller elektronisk fakturering via fx nemportal.dk beregner vi selvfølgelig ikke for administration.

Kørsel

Kørsel i Region Hovedstaden takseres til kr. 500 pr. besøg.
Kørsel udenfor region hovedstaden beregnes på forbrugt tid + omkostninger til bro, færge og lignende relaterede omkostninger.

Betalingsbetingelser

CODEO giver normalt 7 dages kredit fra fakturadato.
Hvis der er behov for lidt længere betalingsfrist, bedes man på forhånd – og altid før arbejdets udførelse – tage dette op med CODEOs administration.

Betalingsplan for opgaver

Med mindre andet aftales på forhånd, faktureres løbende under forløbet, som beskrevet herunder.

Ved opgaver under kr. 200.000, der udvikles og leveres indenfor 4 måneder, faktureres 25% ved arbejdets start og derefter 2 x 25% under arbejdets udførelse. De sidste 25% faktureres ved opgavens levering til test hos kunden. Kunden har ved slutfakturering lov til at tilbageholde max 10% af den samlede pris i sidste rate som sikkerhed for udbedring af dokumenterede fejl.

Ved opgaver der udvikles over længere tid end 4 måneder eller koster mere end kr 200.000 faktureres 20% ved accept af tilbud/arbejdets start og derefter i rater afpasset til udviklingsperioden.

Ved opgaver, der udføres på timebasis, faktureres fra CODEO løbende efter CODEOs beslutning pr. uge, 14. dag eller måned – eller ved helt små opgaver, når opgaven er leveret. Kunden kan altid henvende sig til CODEO og forlange, at fakturering skal ske pr. uge således at der opnås maksimalt overblik.

Betalingsfrist ved varekøb

Med mindre andet er aftalt sker salg af varer pr. forudbetaling eller efterkrav.
Hvis der ekstraordinært skulle være behov for kredit, skal dette aftales forud for varens bestilling.
Ved bestilling af varer/ydelser accepterer kunden, at CODEO har ejendomsforbehold i alt det leverede, indtil den fulde betaling er faldet.

Rekvisition og prokura

Enhver bestilling af en opgave, undersøgelse, hjælp/support til udførelse, telefonisk, pr. email eller på anden vis betragtes som en rekvisition.

Hvor kunder har behov for det, arbejder vi på formel rekvisition pr. opgave/delopgave. Dette skal for at kunne overholdes af CODEO være defineret eksplicit overfor CODEO forud for starten på arbejdet. Aftale om hvorledes rekvisition skal udformes, defineres af kunden.

Er andet ikke aftalt, lægger CODEO til grund, at den medarbejder, der bestiller en opgave udført for kunden, har prokura til dette. Hvis kunden ønsker det, kan man definere, hvilken/hvilke medarbejdere der har ret til og skal autorisere, at opgaver udføres af CODEO. Herunder kan kunden definere formelle krav til dette – fx i forbindelse med brug af rekvisitioner eller på anden vis.

Morarenter og rykkergebyr

CODEO opkræver 1,5% rente pr. påbegyndt måned ved betaling efter betalingsfristen og et rykkergebyr på kr. 100 pr. rykker. Dette fremgår ligeledes på CODEOs fakturaer.

Ejerforbehold

Der tages ejendomsforbehold i alle leverancer, indtil fuld betaling har fundet sted.

Alle priser der opgives af CODEO er ekskl. moms

CODEO leverer og sælger udelukkende til erhvervsvirksomheder, offentlige virksomheder, fonde osv. CODEO leverer ikke til private.

Gyldighed

Nærværende betingelser er med mindre tilretninger, som fremgår nedenstående, gyldige fra 1. februar 2018. Den tidligere udgave er gældende indtil 1. februar 2018.

Vi står gerne til rådighed, hvis der er spørgsmål til vores samarbejdsbetingelser, fakturering eller andet.
Kontakt os venligst på 31 31 90 16 eller aftal et møde.

Historik og ændringer

Nærværende betingelser er grundlæggende uændrede siden første version fra 1999.

  • 12. december 2018 – tilføjelse omkring administration af særligt komplekse faktureringsmodeller.
  • 5. juni 2018 – Indsat link til Codeo Danmark ApS side om håndtering af persondata i virksomheden.
  • 1. maj 2018 – Udvidelse om at der nu er serviceaftale med de første 3 måneder ved visse typer af løsninger.
  • 7. februar 2018 – GDPR/Persondata overholdelse og indarbejdelse af databehandleraftale indskrevet.
  • 1. februar 2018 – teksten er revideret enkelte steder, korrektur og forenkling.
  • 21. juli 2017 – tilføjelse om udarbejdelse af kontrakt der hvor en formel IT kontrakt kræves af kunden.
  • Primo juli 2017 – mindre tilretninger om advisering ved opgavestart. Dertil rettelse vedr. morarenter/rykkergebyr til “CODEO opkræver 1,5% rente pr. påbegyndt måned ved betaling efter betalingsfristen og et rykkergebyr på kr. 100 pr. rykker.”
  • August 2014 – redigering af firmanavn.
  • Marts 2013 – redigering og sammenskrivning og forenkling.
  • Ændret 1. august 2012, tilføjelse om at al udvikling tilhører CODEO, indtil der er betalt fuldt ud for arbejdet. Og at dette er gældende for hele den af CODEO leverede løsning.
  • Ændret 14. september 2010, tilføjelse af at email fra CODEO kan være tilstrækkeligt som bekræftelse af aftale.
  • Ændret 1. juni 2010, rettelse vedr. kørsel, ændret fra Københavns Amt og Frederiksborg Amt til Region Hovedstaden. Indskærpede punktet om at der ikke leveres til private.

 

Med venlig hilsen

 

Bo Sigaard Andersen & Carsten Levin